Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres RMA-Portals.
1. Verantwortlicher
ISIMKO GmbH
Guhrower Straße 5
03044 Cottbus
Telefon: 03 55 / 7 80 15-0
E-Mail: info@isimko.de
Vertreten durch: Ralph Hannemann, Diego Noack (Geschäftsführer)
2. Zweck der Datenverarbeitung im RMA-Portal
Das RMA-Portal dient der effizienten Abwicklung von Rücksendungen, Reparaturen und Garantiefällen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
2.1 Registrierung und Benutzerkonto
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Firmenname (optional)
- Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land)
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
2.2 RMA-Ticket-Erstellung
- Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
- Geräteinformationen (Modell, Seriennummer, Teilenummer)
- Fehlerbeschreibung
- Hochgeladene Dokumente (Fotos, PDFs)
- Ticket-Historie und Statusänderungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Garantie- und Reparaturfällen)
2.3 E-Mail-Benachrichtigungen
Wir versenden automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei:
- Ticket-Erstellung (Eingangsbestätigung mit PDF)
- Statusänderungen des Tickets
- Benachrichtigungen an Mitarbeiter über neue Tickets
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation)
3. Datenspeicherung und -sicherheit
Ihre Daten werden auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert. Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
Sicherheitsmaßnahmen:
- SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung
- Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern
- Regelmäßige Sicherheits-Updates
- Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
- Regelmäßige Backups
4. Speicherdauer
Benutzerdaten: Solange das Benutzerkonto aktiv ist oder zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich
RMA-Tickets: Für die Dauer der Gewährleistung/Garantie plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre gemäß § 257 HGB)
Dokumente: Solange das zugehörige Ticket gespeichert wird
E-Mail-Kommunikation: Für die Dauer der Ticketbearbeitung plus Aufbewahrungsfristen
5. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:
- An Hersteller oder Reparaturdienstleister zur Bearbeitung von Garantie- und Reparaturfällen (nur soweit erforderlich)
- An Versanddienstleister zur Abwicklung von Rücksendungen
- Wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben
- Wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht
Wichtig: Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
6. Ihre Rechte
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten.
Berichtigungsrecht
Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Löschungsrecht
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Widerspruchsrecht
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
7. Cookies und Tracking
Unsere Website verwendet Cookies, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden.
Technisch notwendige Cookies:
- Session-Cookies für die Anmeldung
- CSRF-Token für Sicherheit
- Spracheinstellungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb der Website)
Wichtig: Wir verwenden keine Tracking-Cookies von Drittanbietern und kein Webanalyse-Tool wie Google Analytics.
8. Server-Log-Dateien
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien:
- Browsertyp und Browserversion
- Verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Uhrzeit der Serveranfrage
- IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Seite sowie zur Verbesserung unseres Angebots verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
9. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Stand: März 2026